klrwp@klrwp.pl | 22 831 35 86
Kontakt KLRwP

Procedura uzyskiwania przez jednostkę akredytacji POZ

SPIS TREŚCI


SZKOLENIE

Szkolenia dotyczą kwestii rozumienia standardów, jak i sposobów przygotowania jednostki do oceny.

Takie działania kształcące, dla wszystkich zainteresowanych akredytacją poz prowadzi Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce w ramach organizowanych konferencji ogólnopolskich i lokalnych. Kolegium posiada upoważnienie Rady Akredytacyjnej do organizowania i patronowania edukacji w zakresie akredytacji poz.
Może też do tych celów wykorzystywać wizytatorów, członków Komisji Akredytacyjnej KLRwP, właściwych pracowników CMJwOZ oraz przedstawicieli Izb Lekarskich ds. akredytacji.


spis treści...

 

Przygotowanie jednostki i samoocena

 

Celem przygotowania i samooceny organizacji jest określenie tych obszarów, w których standardy nie są spełniane, wskazanie przyczyn i ustalenie jakie działania naprawcze mogą korzystnie zmienić sytuację. Powinno to skutkować wprowadzeniem modyfikacji w organizacji jednostki, które sprawią, iż kolejna samoocena wypadnie pozytywnie. Jest to proces przygotowania jednostki do ostatecznej oceny akredytacyjnej w czasie wizytacji.

Rada Akredytacyjna wskazała Towarzystwo Promocji Jakości Opieki Zdrowotnej do świadczenia doradztwa i pomocy w dostosowaniu jednostki do wymogów akredytacyjnych.


spis treści...

 

Przygotowanie jednostki i samoocena

 

Celem przygotowania i samooceny organizacji jest określenie tych obszarów, w których standardy nie są spełniane, wskazanie przyczyn i ustalenie jakie działania naprawcze mogą korzystnie zmienić sytuację. Powinno to skutkować wprowadzeniem modyfikacji w organizacji jednostki, które sprawią, iż kolejna samoocena wypadnie pozytywnie. Jest to proces przygotowania jednostki do ostatecznej oceny akredytacyjnej w czasie wizytacji.

Rada Akredytacyjna wskazała Towarzystwo Promocji Jakości Opieki Zdrowotnej do świadczenia doradztwa i pomocy w dostosowaniu jednostki do wymogów akredytacyjnych.


spis treści...

 

Przesłanie dokumentów do kwalifikacji

 

Dane zawarte w przesłanych dokumentach nie służą do oceny organizacji, lecz do określenia profilu i jej wielkości, rodzaju świadczonych usług przez jednostkę oraz typu świadczeń kontraktowanych z innymi jednostkami, itp.

Do organizacji zakwalifikowanej do procesu, Ośrodek Akredytacyjny wysyła podpisaną umowę na przeprowadzenie wizyty oraz fakturę za opłatę rejestracyjną. W przypadku nie zakwalifikowania organizacji do procesu Ośrodek Akredytacyjny wysyła stosowną informację w terminie do 14 dni od daty otrzymania dokumentów.


spis treści...

 

Termin wizyty akredytacyjnej

 

Termin wizyty ustalany jest w porozumieniu z jednostką po wniesieniu przez nią opłaty rejestracyjnej. Wizyta akredytacyjna winna odbyć się nie wcześniej niż jeden miesiąc i nie później niż 3 miesiące od daty otrzymania odesłanej umowy i uiszczenia opłaty rejestracyjnej.
Jednostce przysługuje prawo jednokrotnego przełożenia terminu wizyty (maksymalnie o kolejne 2 miesiące). Ponowne przesunięcie traktowane jest jako rezygnacja z procesu i wymaga ponownego rozpoczęcia procedury akredytacyjnej.

Ośrodek Akredytacyjny przekazuje informacje o ostatecznym terminie wizyty przynajmniej na 2 tygodnie przed wizytą.


spis treści...

 

Harmonogram wizyty

 

Ośrodek Akredytacyjny opracowuje szczegółowy plan wizyty akredytacyjnej i przesyła harmonogram do organizacji na 14 dni przed ustaloną datą wizyty.

OA koordynuje i ustala skład zespołu wizytatorów uczestniczących w wizycie.


spis treści...

 

Wizyta akredytacyjna

 

Celem wizyty akredytacyjnej jest ocena stopnia zgodności stanu rzeczywistego z wymogami standardów akredytacyjnych.

Przegląd organizacji poz trwa z zasady 1 dzień i jest dokonywany przez dwóch, wyjątkowo trzech, wizytatorów. Przegląd dużej przychodni może trwać dwa dni.
W celu uzyskania wyczerpujących informacji o organizacji, w trakcie wizyty prowadzone są następujące aktywności:
- przegląd dokumentacji organizacji,
- przegląd dokumentacji medycznej,
- wywiad z kierownictwem,
- wywiad z pracownikami,
- wywiad z pacjentami, ankietyzacja pacjentów,
- obserwacje bezpośrednie.

Przegląd dokumentacji organizacji

W trakcie wizyty wizytatorzy dokonują oceny dokumentacji organizacji pod kątem spełnienia wymogów standardów akredytacyjnych.

Przegląd dokumentacji medycznej

Wizytatorzy prowadzą ocenę losowo wybranej dokumentacji medycznej, co najmniej 25 historii chorób, a także dokumentacji dotyczącej zadań specjalnych (np. zabiegi, dyspanseryzacja).

Wywiad z kierownictwem

Wywiad z kierownictwem prowadzony jest przez wszystkich wizytatorów uczestniczących w przeglądzie akredytacyjnym. Głównym celem spotkania jest zapoznanie się aktualną strategią działania i kierunkami rozwoju organizacji.

Wywiad z pracownikami

Wywiady przeprowadzane w trakcie wizyty akredytacyjnej obejmują wszystkich pracowników. Wywiady te mają na celu weryfikację stopnia spełnienia standardów akredytacyjnych przez poszczególne grupy zawodowe, a także ocenę integracji i współdziałania poszczególnych grup zawodowych, pośrednio lub bezpośrednio uczestniczących w sprawowaniu opieki nad pacjentem.

Wywiad z pacjentami, ankietyzacja pacjentów

Kolejną formą uzyskania informacji o organizacji są opinie pacjentów. Organizacja przedstawia informacje na temat przeprowadzonych badań satysfakcji pacjentów oraz innych działań, które potwierdzają utrzymywanie komunikacji z pacjentem. Ponadto wizytatorzy dokonują losowego wyboru 70-100 pacjentów, spośród osób, które korzystały ze świadczeń w okresie ostatnich 4 tygodni. Dane adresowe tych osób przekazywane są do Ośrodka Akredytacji celem przeprowadzenia ich ankietyzacji.

Obserwacje bezpośrednie

Bezpośrednie obserwacje obszarów w jakich świadczona jest opieka, przeprowadzane w trakcie wizyty, są istotną podstawą oceny stopnia spełnienia poszczególnych standardów. Ocenie podlegać będą obszary takie jak: gabinety lekarskie, rejestracja, poczekalnie, sterylizatornia, miejsce składowania odpadów medycznych, itp..


spis treści...

 

Paport z wizyty - warianty do wyboru

 

WARIANT I

Wizytator kierujący przeglądem możliwie najszybciej (nie później niż siedem dni po zakończeniu wizytacji), przekazuje Raport do Ośrodka Akredytacyjnego, a jego kopię do kierownictwa ocenianej jednostki. Po wizytacji kierownictwo jednostki dysponuje Raportem wyszczególniającym standardy niespełnione oraz nie w pełni spełnione wraz z dokładnym uzasadnieniem punktacji.

WARIANT II

Efektem przeprowadzonego przeglądu jest raport sporządzany przez wizytatorów. Określa on deficyty zgodności ze standardami akredytacyjnymi, czyli wskazuje, które standardy nie są spełniane. Zawiera też krótkie uzasadnienie dla przyjętych ocen i wyniki ankiety opracowane przez Ośrodek Akredytacyjny na podstawie przeprowadzonej ankietyzacji pacjentów. Raport powstaje w oparciu o zestawienie obserwacji wizytatorów oraz uzgodnienie zdania w przypadkach rozbieżności. Ośrodek Akredytacyjny wysyła raport do kierownictwa organizacji w terminie do 6 tygodni po zakończeniu wizyty. W terminie do 14 dni od daty otrzymania raportu, organizacja podejmuje decyzję o akceptacji raportu, bądź złożeniu pisemnego odwołania od treści raportu do Rady Akredytacyjnej za pośrednictwem Ośrodka Akredytacji. W przypadku odwołania zostaje uruchomiona procedura odwoławcza. Czas trwania procedury odwoławczej nie przekracza okresu 8 tygodni od dnia wpłynięcia odwołania do Ośrodka Akredytacyjnego.


spis treści...

 

Odwołanie od raportu - warianty do wyboru

 

WARIANT I

W terminie do 14 dni od otrzymania raportu kierownictwo ocenianej jednostki może ewentualnie złożyć do Ośrodka Akredytacyjnego odwołanie od ustaleń raportu. Zastrzeżenia mogą dotyczyć zarówno sposobu prowadzenia oceny jak i dokonania oceny zgodności z poszczególnymi standardami. Odwołanie winno zawierać dokładny opis kwestionowanych obszarów wraz z precyzyjnym ustaleniem wnoszonych zastrzeżeń. W przypadku złożenia odwołania Ośrodek analizuje go i przygotowuje swoje stanowisko w odniesieniu do argumentów zaprezentowanych przez jednostkę. W ciągu 21 dni przesyła do rady Akredytacyjnej: wniosek wraz z raportem wizytatorów, odwołaniem jednostki, stanowiskiem Ośrodka i wynikami ankietyzacji pacjentów.

WARIANT II

Organizacji, która ma zastrzeżenia dotyczące przeprowadzonej procedury akredytacyjnej lub oceny poszczególnych standardów, przysługuje prawo do wniesienia odwołania od proponowanej oceny w terminie 14 dni od daty otrzymania raportu z wizyty. Dokumentacja odwoławcza zawiera dokładny opis kwestionowanych obszarów wraz z precyzyjnym uzasadnieniem wnoszonych zastrzeżeń. Procedura odwoławcza prowadzona jest przez Ośrodek Akredytacyjny - ostateczną decyzję akredytacyjną podejmuje Rada Akredytacyjna po szczegółowym zapoznaniu się z argumentacją strony odwołującej się oraz z uwagami wizytatorów, którzy uczestniczyli w wizycie w terminie do 8 tygodni od dnia wpływu odwołania do Ośrodka Akredytacyjnego. Informacja na temat stanowiska OA oraz podjętej przez Radę decyzji akredytacyjnej jest przesyłana do organizacji w formie pisemnej w wyżej wymienionym terminie.


spis treści...

 

Decyzja akredytacyjna

 

W oparciu wniosek Ośrodka Akredytacyjnego i na podstawie przesłanych dokumentów Rada Akredytacyjna (lub działający w jej imieniu członkowie Rady) podejmuje decyzję o przyznaniu lub odmowie przyznania akredytacji. Przy pozytywnej decyzji przedstawiciel Rady podpisuje certyfikat akredytacyjny. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy Rada nabierze wątpliwości co do prawidłowości dokonanej oceny, może zarządzić przeprowadzenie uzupełniającej oceny.O powziętej decyzji Rada Akredytacyjna powiadamia jednostkę za pośrednictwem Ośrodka Akredytacyjnego. Decyzja o uzyskaniu akredytacji skutkuje przyznaniem certyfikatu akredytacyjnego obowiązującego od dnia następnego po dniu zakończenia wizyty, w okresie jednego roku lub trzech lat liczonym od dnia podpisania certyfikatu.


spis treści...

 

Kontynuacja akredytacji

 

Utrzymanie statusu jednostki akredytowanej po wygaśnięciu okresu ważności uzyskanej akredytacji wymaga poddania się ponownemu przeglądowi. Jeżeli wymogi konieczne dla uzyskania akredytacji zostaną spełnione, status jednostki akredytowanej jest kontynuowany. Dla zachowania ciągłości kolejny przegląd winien odbyć się przed zakończeniem ważności posiadanej akredytacji. O zbliżającym się upływie terminu ważności certyfikatu Ośrodek Akredytacyjny powiadamia jednostkę na 2 miesiące wcześniej i proponuje termin kolejnej wizyty akredytacyjnej.

Organizacja, potwierdzając termin kolejnego przeglądu, dostarcza do Ośrodka Akredytacyjnego informację na temat działań, jakie przeprowadziła w okresie trwania akredytacji (tj, okresu ważności certyfikatu) celem poprawy jakości udzielanych świadczeń.. W szczególności w dokumencie tym powinny znajdować się informacje dotyczące działań mających na celu poprawę spełniania standardów ocenionych wcześniej negatywnie. Załącza również aktualny formularz samooceny.

Dla jednostki, która uprzednio uzyskała akredytację, przy kolejnym przeglądzie poziomy spełniania wymogów wzrastają o 2% w każdym zakresie i wynoszą odpowiednio:
- akredytacja pełna na okres 3 lat - powyżej 77%,
- akredytacja warunkowa na okres 1 roku - 70% - 77%,
- odmowa przyznania akredytacji - poniżej 70%.


spis treści...